ニュースでも仕事でも「ChatGPT」の名前を耳にすることが増えましたね！企業によっては仕事効率化のツールとして活用される場面が増えてきています。
しかし、具体的にChatGPTを業務で使ったことのない人や企業は、実際どんなものなのかイメージできないのではないでしょうか？？
そこで今回は、ChatGPTを使用した仕事効率化の事例や活用のコツ、メリット、注意点などをご紹介していきます。
私自身も毎日使用しているので、ぜひ皆さんにも気軽に始めてほしいなあと思います！
ChatGPTってどんなもの？
画像提供元URL：https://www.photo-ac.com/main/detail/27698706&title=ChatGTP
ChatGPTはAIを使った仕事効率化の手段として利用されています。そこで、ChatGPTと仕事効率化の関係についてまずは解説しますね。
ChatGPTとは何か？
ChatGPTとは、OpenAI社が開発したAI（人工知能）を搭載する対話型のチャットサービスです。高度な言語処理性能により、これまでのAIでは難しかった自然な文章生成を可能とし、革新的なAIとして話題を席巻しました。
ChatGPTにできることを簡単にあげれば、わからないことを調べたり、アイデア出しを求めたり、文章を作成したりできます！
実際誰でもChatGPTは仕事に使えるの？
ChatGPTは仕事の具体的な業務に使うことが可能です。そして、私自身導入することで、仕事の効率化ができました。
ただし、AIの利用は企業全体で取り組んでいるケースと個人が利用するケースがあり、効率化に使いたい業務事例や使用時のコツがあります。
ChatGPTを使って効率化できる業務の事例12選
私自身ChatGPTを業務に利用することで、実際に仕事の効率化を図ることに成功しました！
そこで、実際に効率化した仕事の具体的な事例について紹介します！
問い合わせの自動回答
ChatGPTで効率化した事例の1つが、問い合わせの自動回答（ボット）です。
フォームや機能にChatGPTを組み込むことで、問い合わせの内容を自動的に回答することができます。問い合わせ業務の負担軽減ができることから、私の会社以外でも導入する企業や自治体が増えています。
例えば、企業のホームページやECサイト、申し込み用のサイトです。事前にAIボットの用意できない回答は手作業で回答する必要がありますが、それまでの初期対応の問い合わせ数を抑え、業務負担を減らせます。
リサーチ
2つ目は、リサーチ作業を短期間で完了するためのツールとして使った事例です。リサーチによる情報収集は、資料やネット検索、メディア情報を閲覧して行われるのが一般的です。
しかし、ChatGPTを使えば資料を探したり、検索でコンテンツを何度も読み込んだりする必要がなくなります。
リサーチが効率化できる理由は、オンライン上のさまざまな文献や、多くの人からの質問と回答へのフィードバックを日々続けて進化していることです。実際のビジネスに使用できるまで精度が高まりました。そのため、リサーチ作業を短時間で済ませる便利な方法です。
アイデア出し
3つ目は、生成回答をアイデア出しに使った事例です。
ChatGPTはAIに質問するだけで、アイデアを求めることができます。これまでは、自分で考えて、最後にそれを話し合って全体で決める知的な作業だったのです。
しかし、ChatGPTは質問から意図を読み取り、関連したいアイデアを具体的に出してくれます。
例えば、「サプリ面との商品を販売するための企画アイデアを10個出して」「30代をターゲットにしたサービスのアイデアを5つ挙げて」などの質問です。わずかな時間で多くのアイデアを出したいときに有効です。
具体的に回答を得たい場合は、詳細なプロンプトを書いて回答の方向性を操作することで、無関係なアイデアが減ります。
文章の作成
4つ目は、仕事で文章の作成に使った事例です。ChatGPTは自然言語の生成AIから生まれたサービスということもあり、文章を作成するのが得意です。
文章は短文から長文まで可能で、記事コンテンツの作成や広告文、メール文（返信文・連絡文）の作成、挨拶文・返例文、会話文、商品やサービスのキャッチコピーまで多彩です。
自治体や教育機関、民間企業の事務仕事や業務の一部に文章作成が含まれる仕事の効率化に利用され始めました。
テンプレート作成
5つ目は、テンプレートの作成に使った事例です。
仕事では、企画書や部署・チーム連絡などテンプレートを使う機会はよくあります。内容の具体的に決まった文章の作成ではなく、細かい名称や数字、内容を穴埋めで後から変えられるテンプレートを作成することができます。
ChatGPTで作るテンプレートは、面倒な文面作成の部分はAIに任せ、細かい部分は人の手で作成するという分担がしやすかったです。
要約
6つ目は、長い文章を要約する使い方の事例です。要点だけ読めるようにする使い方も仕事の効率化として有効となります。
例えば、会議音声の文字化とその要約にはよく使っていました。また、会議資料の作成に使う文章要約、自分が情報を整理するための要約なども活用例です。
業務に上手く取り入れることで、文章を読み直す時間や手間を減らせますし、要約作業を最低限で済ませられます。
翻訳
7つ目は、日本語への翻訳や英語への翻訳に使った事例です。
ChatGPTは自然言語のAIとして翻訳機能にも優れています。特にChatGPTは不自然な日本語を減らした翻訳が可能です。
また、英語の文章を作成する場合にも、ChatGPTが活用できます。翻訳家に頼まなければ難しかった文章もAIで簡単に翻訳文の作成が完了しました。英語が使えない人はもちろん、使える人でも長文を書く手間が簡単に省けるのです。
資料作成
8つ目は、ChatGPTを資料作成に使った事例です。
資料作成のサポートツールとして企業や個人に活用されています。例えば、企画書やプレゼン資料の骨子作りから文章、キャッチコピーまで一通りの作業が可能です。
複数の情報を一つにまとめること、長い文章を簡潔に要約することなど、それぞれの機能を活用していました。
プレゼン用資料は短い時間で準備が必要なため、ビジネスの現場でも役立っています。
リスト化などの単純作業
9つ目は、リスト化などの単純な作業をさせる事例です。
ChatGPTは、単純作業に優れており、例えば、文章内容のリスト化や羅列情報の分類作業はその一例です。
メールやメモの内容を整理して箇条書きにしたり、具体的な指示で情報を仕分けたりする作業を短時間で行えました。
また、箇条書した情報の表作成といったエクセルで必要となる単純作業も「表を作成して」と簡単なプロンプトだけで生成が可能です。
コード作成・プログラミング
10つ目は、サービスやシステムを構築する際に、ChatGPTで大まかなコードを書かせてたたき台とする使い方です。
コード作成やプログラミングは、エンジニアやプログラマの仕事効率を高めるものとして使いました。
また、補助的な使い方として、コードの例を提示したり、スクリプトを生成したり、マクロや関数を例示させたりなど、IT分野の業務もはかどります。
データ整理・分析・統計解析
11つ目は、データを使った分析や統計解析ができることです。
ChatGPTはデータ分析の業務でも効率を上げるツールとしての側面があります。データの整理や分類、簡単な集計作業を迅速に行えるのです。
そのため、大量のデータを扱う場面でもすぐに作業を終えられました。
コンサルタント、マネジメント相談の相手
12つ目は、ChatGPTをコンサルトとして自己対話やアドバイス用の相手として自分サポート向けに活用する事例です。
例えば、業務上の課題やプロジェクトの進行、経営者なら組織経営面のマネジメントが挙げられます。
「この経営プランのリスクは何か？」
「マネジメント上の他の選択肢を考えるべきか？」
といった質問に対して、AIが具体的にアドバイスします。つまり、第三者的な視点からアドバイスし、新たな知見を得ることが可能です。
また、人間関係に悩んだ時も、仕事の決断についても明快に答えてくれます。人に話せないような秘匿性の高い内容でも、人をマネージメントをする上での悩みでも回答してくれました。
人に相談しにくい内容ほど、AIが機会的でありながら知的な回答を返す優秀で心強い存在となります。
ChatGPTで仕事を効率化する3つのコツ
ChatGPTで仕事を効率化するコツは、次のようなChatGPTの活用方法を知ることです.
3つの方法を紹介しますね。
プロンプトの書き方を知る
ChatGPTを効果的に活用するには、適切なプロンプト（命令や指示のこと）の書き方が重要です。実際に、私はプロンプト集や呪文を調べて、知っておくことで活用できました。（「呪文」ていう言い方ちょっと面白ですよね)
その上で、プロンプトは具体的な指示を与えることで、的確な回答を得られます。例えば、「商品説明を書いて」といった曖昧な依頼ではなく、「この商品の特長を3つ挙げた簡潔な説明文を150字以内で作成して」と指定します。
その結果、精度が向上するのです。プロンプトの工夫次第では仕事の効率化に大きく役立ちます。
精度の高いバージョンを使用する
ChatGPTを利用する際は、最新のバージョンを選ぶことがポイントです。
特にChatGPT-4は、高度な応答精度と深い文脈理解力を備えています。また、複雑なタスクや長文にも適しています。有料でもあえて使うのがポイントです。
例えば、長文の要約や技術的な質問への対応、創造的なライティングにおいて精度に差があります。ChatGPT-3.5は処理速度が速く、単純なタスクや短時間での対応に向いています。
大事なのは、業務内容に応じて最新バージョンを使い分けることでした。
メインか補助かを決める
ChatGPTを活用するには、AIとしての特性を知り、どの業務で補助的な使い方にするのか決めておくことです。文章作成でもそのまま使える場合と、大きく手を加えないと使えない場合がありました。
どの業務利用で精度が低いのか、事前に知っておくことでメインに使えるかがわかります。
単純作業や要約、リスト化などは精度が高いため、メイン利用にしやすいですし、長文作成やアイデア出しなどの創造的な業務は、補助的に利用するのがおすすめです。
ChatGPTで仕事を効率化する4つのメリット
ここではChatGPTで仕事効率化するメリットを取り上げます。
ヒューマンエラーを減らせる
メリットの1つ目は、ヒューマンエラーを抑えて仕事の効率を上げられることです。ChatGPTはAIが機械的に回答を生成するため、人間特有のミスが基本的にありません。
例えば、私はデータ入力やリスト作成、文章作成で、気づかないうちにミスをよくしていました。ミスを極力減らすために、仕事の現場では入念な確認やダブルチェックの体制を構築しましたが、逆にこれが業務効率の低下を招きます。
しかし、AIを取り入れることで、人的なミスが減り、正確な作業と効率化アップができました。
雑務の時間短縮
メリットの2つ目は、ChatGPTの活用で雑務にかける時間を短くし、コア業務に集中しやすくなることです。
単純作業やルーティーンワークはAIに任せることで時間の短縮が可能です。したがって、短期間で高い成果を上げることが可能になり、全体の生産性も向上します。
長時間労働も減らせるため、モチベーションアップや雇用環境の改善にも役立ちました。
人件費の削減
メリットの3つ目は、人件費を減らせることです。ChatGPTは、人の手が入る業務を代行しやすく、人からAIへの切り替えができます。
例えば、カスタマーサポートの初期対応や、問い合わせへの自動返信をChatGPTが担当するなどです。結果として、コールセンターの規模を縮小し、人件費負担を軽減できました。
クオリティの均一化で属人化防止
ChatGPTは、業務のクオリティを均一化し、属人化を防止することが可能です。「属人化」は、仕事の効率を下げて、特定の担当者がいないと仕事が止まってしまうといった問題が起こります。
ChatGPTはプロンプトさえマニュアル化すれば利用者によって差が出にくいため、担当者によるばらつきを抑えることができました。
仕事効率化にChatGPTを使うデメリットや注意点
仕事効率化にChatGPTを使うことは、以下のようなデメリットもあります。
機密情報を入力できない
ChatGPTは精度向上のためにAI利用の情報を吸い上げて学習するため、個人情報や企業機密などを入れられないことがデメリットです。
特に、企業リスクとしては、顧客情報や未公開のビジネス計画など、機密性の高いデータはAI活用する際の扱いを慎重にする必要があります。
これは私の会社でも気を使っていました。業務でChatGPTを活用するときは、情報管理ルールを徹底することが大事です。
誤回答や誤情報のリスクがある
ChatGPTは、間違った情報で内容を生成するリスクがあります。利用時にはそれを前提にしなければなりません。
特に生成した内容をそのまま使ってしまった場合に、ミスが発覚し、企業の信用を大きく落とすこともあるのです。
事実確認が不十分なまま情報を使う場合に起こりやすく、誤回答の利用がビジネス上の大きなリスクを伴うので注意が必要です。
チェックに時間がかかる・正解がわからない
ChatGPTを業務で活用する際、生成したジャンルの知識や経験が乏しいと確認作業に時間がかかります。
特に、自分が詳しくないジャンルや専門分野は、AIの回答が正確かどうかを私1人で判断するのが難しいこともよくありました。
ChatGPTを使わない作成ノウハウの低下
ChatGPTの便利さに依存しすぎると、ツールなしでは自力で業務を進められず、スキルやノウハウが低下することがあります。頼りすぎていたときに、私にも起こったことです。
特に文章作成や資料作りにおいて、AIが提案する内容に頼りすぎて、自分で構成や文章、アイデアを創造する力が衰えるのです。少し距離を取って、創造性も大事にすることです。
著作権やユーザー不信の問題を抱えている
ChatGPTの利用は、著作権の問題やユーザーの不信感で炎上するといったリスクがあります。例えば、映像や広告系は、AIを使用しているというだけでニュース化と炎上がしやすい状況です。
ジブリや漫画が好きなんですが、最近FacebookやInstagramで本物そっくりな画像がよく表示されて、危うくだまされるところでした。たくさんのユーザーの「生成AIによる原作破壊だ！」というようなコメントがついていて、見事に炎上していました。
ChatGPTで小説執筆や広告文作成への利用など、クリエイティブな分野で使われだしています。でも、たとえ少数だとしても一定数のユーザーから不信感を持たれます。この点は知っておきましょう。
プライベートでのCHAT GPT活用例
実は仕事以外でもCHAT GPTにはかなりお世話になってますw 最近私がCHAT GPTさんに聞いたことは、、
- 三連休の東京で小学生と幼稚園児の子供が楽しめる施設を紹介してください
- 眼鏡を新しく買いたいんですが、安過ぎず高過ぎないランクで、都内でオシャレなお店を教えてください
- 兄弟から仕事の悩みの連絡として以下の文章をもらいました。「〇〇〇〇（400文字くらいの文章」これに対する返事を200字くらいで作って下さい
- マカロニサラダに合うようなメインを考えています。鶏むね肉で簡単なレシピを教えてください。
はい、すごくバラバラですが何でもさっと聞けてすごく便利です。
もちろん合っていないこともありますが、誰かに聞くのが面倒な時や、調べる時間が無いとき、誰にも聞けない無いようなときは最適な相談相手になってます！
まとめ
ChatGPTを活用することで、仕事の効率化が可能なことを紹介しました。文章作成やデータ分析、アイデア出しなど幅広い業務をサポートし、人的ミスの軽減や時間短縮などのたくさんのメリットがあります。
一方で、機密情報の取り扱いや誤情報のリスク、依存によるノウハウ低下などの課題も同時に起こりかねないことです。
人間の判断を組み合わせる対策を取るなど、AIを補助的に活用するか見極めて利用することが大切ですね！
